Појавите со ненавремената достава на хартиени документи во фирмата се проблем за сметководителите независно дали се интерни сметководители или фирмата има сметководствено биро.

Реалноста е дека хартиените фактури, а најчесто сметките дадени на рака се "губат" на патот до фирмата. Читам дека оваа појава не ми се случува само на мене. Луѓето мислат дека ако ми дадат фактура или сметка на рака, таа е најсигурна!? Не сметаат дека од бројните активности и менување на облеката, едноставно сметките за затуруваат некаде. Добро е што не сум бил единствен.

Ваквите појави со ненавремената достава на хартиени документи во фирмата се проблем за сметководителите независно дали се интерни сметководители или фирмата има сметководствено биро.

За среќа, технологијата нуди можности за подобрување на состојбата.

Прво, мобилните телефони се толку усовршени што нудат одлични опции за "сликање" на сметките веднаш откако се примени. Второ и позначајно е што сметководствените програми нудат можности овие документи да се "закачат" во програмите директно од мобилните телефони. Понапредните програми нудат можности и за т.н. OCR (Optical Character Recognition) или во превод: оптичко препознавање на карактери (и документи).

Активните вработени може да ја користат технологијата за да ги прегледуваат овие електронски фактури/сметки во текот на целиот период. Тие ги прикачуваат фактурите во апликацијата и потоа овластени лица (од сметководството) ги прикачуваат на соодветните трансакции.

Ова секако дека е олеснување на самите вработени и на сметководителите. Исто така помага и во сложувањето на сметките кога се прават извештаите. На наредната слика е прикажано како се изведува прикачувањето на документите во Microsoft Dynamics NAV преку веб интерфејсот. Слично е и преку мобилните телефони.

Прикачување на "сликан" документ во Dynamics NAV

Обично овие дојдовни документи се прикачуваат на набавни фактури или на налог за книжење на набавки. Исто така може да се прикачат и на продажни документи - на пример, договори, порачки, спецификации и слично.

Откако ќе се внесат во систем и се прикачат на одредени трансакции, дојдовните документи се на располагање за преглед со кликнување на нивниот линк кој се прикажува на десната страна во самата рамка за факти (анг. incoming documents fact-box).

Секако дека не е буквален крај на хартиените фактури. Исто и со сметките од патарини, деловни патувања, угостителски објекти. Па и од продавници. Начинот на обработка се подобрува со тоа што се ставаат во електронска форма и истите потоа живеат уште долго во сметководствените системи.

За практична примена на овие технологии, може да се види на видео постот објавен на форумот "Како да креирам и користам дојдовни (скенирани) документи".

---

Microsoft Dynamics NAV 2017 е најсеопфатниот интегриран ERP систем што се нуди во Македонија. Тој е најпопуларниот ERP за мали и средни фирми во светот - 100.000 организации работат со NAV.

Формирана во 1991, Логин Системи е македонска компанија со мешовит македонски и американски капитал со специјалност во изработка на деловни ЕРП решенија базирани на Microsoft Dynamics NAV. Логин Системи е овластен провајдер на решенија и услуги базирани на Microsoft Dynamics NAV од 2002ра година до денес. Повеќе информации за Логин Системи може да се добијат на www.loginsystems.biz/za-nas.

#Сметководство #DynamicsNAV #MK