Во претходниот текст пишував за тоа како е-Фактура ќе донесе повеќе дисциплина во деловното работење. Линк: е-Фактура (УЈП) ќе донесе повеќе дисциплина во деловното работење
Кога продавачот и купувачот работат со ист документ, кога приемот на фактурата е евидентиран и кога секоја активност остава дигитална трага, тогаш природно се појавува едно ново прашање:
👉 Кој во компанијата треба да има право да направи што?❓
Токму тука започнува вистинската трансформација што ја носи е-Фактура.
И токму затоа сметам дека за многу компании е-Фактура не е пред сè ИТ проект.
Таа е проект за одговорност.
Важни прашања што треба да се опфатат
На мастерклас обуките, во разговори со компании и заинтересирани страни, често се поставуваат следните прашања:
Дали ќе користиме портал или ERP?
Дали ни треба API интеграција?
Кој сертификат треба да го набавиме?
Колку ќе чини имплементацијата?
Колку време ќе трае проектот?
Сите овие прашања се важни.
Многу поретко може да се слушнат прашања како:
Кој ќе ги испраќа фактурите?
Кој ќе ги следи статусите?
Кој ќе ги прифаќа влезните фактури?
Кој ќе има право да ги одбива?
Кој ќе креира сторно документи?
Кој ќе управува со корисничките права?
Кој ќе управува со сертификатите?
Што ќе се случи кога одговорното лице е на одмор?
Како ќе се одземе пристапот на вработен кој ја напушта компанијата?
Каква ќе биде улогата на надворешното сметководствено биро?
Ова не се технички прашања.
Ова се организациски прашања.
И најчесто токму тие создаваат најголеми проблеми по пуштањето во работа.
17 привилегии не значат 17 корисници
Системот е-Фактура на УЈП предвидува повеќе различни привилегии за работа. УЈП дефинира 17 привилегии.
Меѓу нив се:
креирање и испраќање фактури,
креирање на сторно документи,
преглед на примени фактури,
прифаќање и одбивање документи,
управување со корисници,
преглед на испратени документи,
увид во одбиени документи,
увид во сторнирани документи,
преземање на документи и други права.
Меѓутоа, постои голема разлика помеѓу две реченици:
👉 „Корисникот може да го има ова право.“
и
👉 „Корисникот треба да го има ова право.“
Во пракса не секој треба да може да направи се'.
Често сме сведоци на ситуации каде што компаниите по навика сакаат сите во финансии, сметководство или администрација да имаат пристап до сите функции.
Тоа можеби изгледа практично на краток рок. Но на долг рок создава конфузија околу одговорностите.
Кога повеќе луѓе можат да направат се', тогаш многу потешко е да се утврди кој требало да направи нешто.
Во пракса, речиси никогаш не е потребно сите привилегии да бидат доделени на сите корисници. Напротив, добрата внатрешна контрола најчесто подразбира поделба на одговорностите помеѓу повеќе лица или оддели.
Кој треба да прифаќа и одбива фактури?
Ова според мене е едно од најважните прашања во целиот систем.
Затоа што прифаќањето и одбивањето не е административна активност.
Тоа е деловна одлука.
Замислете ситуација во која е примена фактура за стока која не е целосно испорачана.
Кој треба да одлучи дали ќе се прифати или одбие?
Сметководителот?
Магационерот?
Набавката?
Раководителот на секторот?
Финансискиот директор?
Нема универзален одговор.
Но постои едно правило:
Лицето што ја носи одлуката треба да има доволно информации за последиците од таа одлука.
Токму затоа секоја компанија треба навреме да ги дефинира своите улоги и процедури.
Каде се тука надворешните сметководители?
Многу македонски компании работат со надворешни сметководствени бироа.
Тоа само по себе не е проблем.
Но со е-Фактура се отвораат нови прашања.
Дали сметководственото биро треба да ги гледа сите документи?
Дали треба да може да прифаќа фактури?
Дали треба да може да одбива фактури?
Дали треба да управува со корисниците?
Дали треба да има пристап до сертификатите?
Во одредени компании одговорот ќе биде „да“.
Во други компании одговорот ќе биде „не“.
Важно е овие одговори да бидат донесени свесно, а не случајно.
Токен или софтверски сертификат?
Оваа тема обично започнува како техничка дискусија, а всушност станува збор за управување со ризик.
Кај токен сертификатот постои физички уред.
Постои PIN.
Постои физичко поседување.
Кај софтверски сертификат најчесто се поставуваат други прашања.
Каде е зачуван?
Кој има пристап?
Колку лица го користат?
Што се случува кога некој вработен ќе ја напушти компанијата?
Кој е одговорен ако преку истиот сертификат се извршат повеќе различни активности?
Овие прашања немаат врска со технологијата. Тие имаат врска со контролата.
ERP системот не е единствениот предизвик
Кога ќе се слушне следната изјава или реченица:
„Ќе го поврземе ERP системот и ќе завршиме работа.“
... знајте дека реалноста е малку поинаква.
Интеграцијата е важна.
Но обично таа не е најтешкиот дел.
Битно е компанијата да одлучи:
кој гледа податоци,
кој испраќа документи,
кој ги следи статусите,
кој управува со исклучоците,
кој интервенира кога ќе се појави проблем.
Технологијата може да го автоматизира процесот.
Но не може да ја преземе одговорноста.
Добрата подготовка започнува пред имплементацијата
Природно е компаниите да се фокусираат на изборот на решение.
Портал.
ERP.
API.
Интеграција.
Сето тоа е важно.
Мислам дека уште поважно е навреме да се одговори на следните прашања:
Кои улоги ќе постојат?
Кои права ќе ги има секоја улога?
Кој одговара за кои активности?
Како ќе се контролира пристапот?
Како ќе се управува со сертификатите?
Компаниите што ќе ги дефинираат овие работи пред почетокот на имплементацијата многу полесно ќе ја поминат транзицијата кон е-Фактура.
Заклучок
Технологијата може да испрати фактура.
Технологијата може да ја прими фактурата.
Технологијата може да ја архивира фактурата.
Но технологијата не одлучува дали фактурата треба да биде прифатена или одбиена.
Тоа останува човечка одлука.
А токму таму започнува вистинската одговорност.
Во следниот текст ќе зборуваме за едно од најчувствителните овластувања во целиот систем:
👉 Правото на прифаќање и одбивање на фактури.
...
Comments