Една фактура. Една вистина.
Во претходниот текст пишував за тоа зошто фактурата која се предава „на рака“ често завршува со доцнење во плаќање. Причината не беше во лоши намери, туку во фактот што таквата фактура многу лесно останува надвор од процесот, надвор од системот и надвор од вниманието на луѓето што треба да ја обработат. Линк: „Зошто фактура на рака значи доцнење во плаќање и како е-Фактура ќе го промени тоа“
е-Фактура носи една многу голема промена.
Промена која не се однесува само на начинот на испорака на фактурите.
Промена која ќе влијае врз начинот на кој компаниите работат, ги контролираат процесите и ја преземаат одговорноста за сопствените деловни одлуки.
Според мене, најголемата промена што ќе ја донесе е-Фактура не е технолошка туку е дисциплинска.
Повеќе нема да постојат различни верзии на истата вистина
Во пракса, не е реткост да се појават ситуации во кои фактурата поминува низ повеќе промени.
Се открива грешка.
Се бара корекција.
Се испраќа нова верзија.
Потоа уште една.
По некое време и самите деловни партнери не се сигурни која фактура е последна, која верзија е валидна и кои износи треба да се земат предвид.
Во други случаи продавачот има една состојба во својата евиденција, а купувачот друга.
Следуваат телефонски разговори, електронска пошта, размена на извештаи и дополнителни усогласувања.
Во некои компании дури и денес постои она што јас често го нарекувам „пиши-бриши“ пристап, каде што се бараат измени и во веќе евидентирани или прокнижени документи, наместо да се користат стандардните деловни и сметководствени механизми за корекција.
Сите знаат дека ова постои.
Не секогаш од лоша намера.
Понекогаш поради брзање.
Понекогаш поради притисок од купувач или продавач.
Понекогаш затоа што така се работело со години.
👉 е-Фактура воведува нова реалност.
Кога документот еднаш ќе биде испратен преку централниот систем, постои единствена електронска трага.
И продавачот и купувачот работат со истиот документ.
Нема две различни толкувања.
Нема две различни верзии.
Нема два различни износи.
Туку има една фактура и една вистина.
Одложувањето на обврските ќе стане потешко
Долги години дел од компаниите се навикнати одредени корекции да ги решаваат дополнително.
Некогаш фактурата се префрла од еден ДДВ период во друг.
Некогаш се бара промена откако документот веќе е издаден.
Некогаш се прават дополнителни интервенции за да се усогласат состојбите со она што во меѓувреме се случило.
Секоја компанија која подолго време работи во финансии или сметководство знае за што зборувам.
Не велам дека овие ситуации ќе исчезнат преку ноќ туку велам дека ќе станат многу повидливи.
Кога и купувачот и продавачот ја имаат истата фактура во истиот систем, просторот за различни интерпретации и дополнителни прилагодувања станува значително помал.
Едната страна има обврска да го пресмета и пријави ДДВ. Другата страна има право да користи одбитен ДДВ доколку ги исполнува законските услови.
Токму затоа дисциплината во процесот повеќе нема да биде прашање на добра волја.
Таа ќе стане составен дел од начинот на работа.
„Не ја добивме фактурата“ ќе биде се’ потежок аргумент за неплаќање
Уште една интересна промена е поврзана со самиот прием на документите. Со години дел од споровите меѓу компаниите не биле поврзани со производот или услугата. Туку со самата фактура.
Дали е испратена?
Дали е примена?
Кога е примена?
Дали е валидна?
Дали потписот е исправен? Дали печатот е тој примарниот, за фактури?
Дали документот навистина стигнал до вистинската личност?
Во одредени ситуации токму ваквите прашања се користат за дополнително одложување на плаќањата или за пролонгирање на деловните и правните постапки.
👉 Со е-Фактура голем дел од овие дилеми исчезнуваат.
Фактурата се доставува преку централниот систем на УЈП.
Постои евиденција за испраќањето.
Постои евиденција за приемот.
Купувачот има можност да ја прифати или одбие во предвидениот рок доколку постои реална причина за тоа.
Но станува значително потешко подоцна да се тврди дека документот не бил добиен, не бил достапен или не бил виден.
За добро организираните компании ова е одлична работа. Наместо да трошат време докажувајќи дека фактурата била испратена и примена, ќе можат да се фокусираат на вистинските деловни прашања.
Дали испораката е направена?
Дали фактурата е точна?
Дали обврската треба да се плати?
И кога треба да се плати?
Добрите компании не треба да се грижат
Можно е некои компании на овие промени да гледаат како на дополнителна контрола, па и давачка. Јас гледам малку поинаку. Компаниите кои и денес работат дисциплинирано ќе имаат најголема корист.
Ќе имаат помалку усогласувања.
Помалку недоразбирања.
Помалку спорови.
Подобра следливост.
Поголема сигурност.
И многу подобра основа за автоматизација на процесите.
Затоа сметам дека е-Фактура не треба да се гледа само како законска обврска. Таа е можност да се отстранат некои практики кои со години создаваат дополнителен трошок, губење време и непотребна неизвесност.
А што следува понатаму?
Ако продавачот и купувачот работат со ист документ, ако приемот е евидентиран и ако активностите оставаат трага, тогаш природно се отвора едно ново прашање:
👉 Кој во компанијата треба да има право да ја испрати, прифати, одбие или сторнира фактурата?
Токму на тоа прашање ќе биде посветен следниот текст од оваа серија.
Comments