Логин Системи го направи модулот за службени патувања за верзијата Dynamics NAV 2017 согласно македонските прописи и потребите на македонските организации. Ова е целосно нов модул во NAV при што се запазени сите препораки од производителот на ЕРП системи. Затоа, преку објаснување на модулот за службено патување ќе бидат демонстрирани можностите на системот NAV и за останатите типови на документи какви што се набавна фактура, продажна фактура, испратница, сервисен налог и налогот за производство.
Службените патувања во организациите што имаат вработени кои вршат продажба по региони или одат на усовршувања во странство се предизвик за секоја компанија или јавна установа. Главните менаџери е потребно да одлучат за трошоците на службеното патување на вработениот или за себе, а сметководителите треба да ги документираат службените патувања заедно со сметките и соодветно да ги прокнижат во главната книга. Вработените што одат на службени патувања имаат потреба одлучувањето за патувањето да биде побрзо, а средствата што ќе ги добијат за аванс да можат да го покријат целото службено патување.
Главниот екран прикажан преку сликата погоре содржи неколку целини:
Рибон со команди и помошни прегледи
Заглавие на документ
Линии
Финансиски и сумарен дел
Дел за соработка со другите вработени во фирмата.
Во продолжение ќе дадеме објаснување за секој дел посебно.
Рибон со команди и помошни прегледи
Иницијатива за службено патување прави лицето што треба да патува. На рибонот го избира копчето Нов за да креира барање за службено патување. Рибонот содржи повеќе команди и прегледи поделени во Процес, Пеатење, Книжење, Одобрување и Погледи.
Заглавие на документ
Заглавието на документот ги содржи карактеристичните полиња за службеното патување. Бројот на барањето се креира автоматски и тој е основата за подоцнежното референцирање. Вработениот е потребно да внесе планиран период на патување, тип на патување и дестинација. Покрај дестинацијата, потребно е да се внесе и главниот тип на превозно средство. Врз основа на сите овие податоци, се генерираат предвидените трошоци за службеното патување. Откако ќе се внесат, вработениот бара одобрување преку командата во рибонот.
Линии
Во линиите се запишуваат сите потребни трансакции поврзани со службеното патување. Законските прописи наложуваат овие линии да бидат групирани според дневници, превоз и останати трошоци како и транскациите со благајната во денари и во странски валути (ако ги има). Програмот го запишува бројот на дневници, километрите и горивото врз основа на претходно внесените податоци.
Вертикално, линиите се поделени во предвидени износи и реализирани износи. На крајот од службеното патување треба да се означи дали вработениот ги донел потребните сметки и докази за извршени активности, како и одобрувањата на сите трошоци од страна на претпоставениот на вработениот.
Финансиски и сумарен дел
Финансискиот и сумарниот дел содржат брзи информации за вкупните предвидени и реализирани износи. Исто така го покажува и износот на готовината што треба да ја врати вработениот или износот на готовината што фирмата треба да ја исплати на вработениот за извршеното патување.
Дел за соработка со вработени во фирмата
Во целата динамика на современото работење, вработените во организациите имаат потреба од брзо комуницирање за одредени консултации и одобрувања. Во делот за Коментари можни се размена на куси пораки помеѓу вработените за одреденото барање за службено патување. Овие пораки се подредени како чет на фејсбук или коментари на постови. Со ваквото комуницирање се постигнува да се избегнат непотребните состаноци или јавувања ако вработените работат на различни локации.
Следни чекори
Откако барањето за службено патување ќе се одобри, се креира патен налог. Врз основа на планираните трошоци, на вработениот му се доделува аванс за готовинските плаќања. Во патниот налог се внесуваат дополнителни информации за самото службено патување, а се ставаат и реализираните износи на трошоците, времетраењето на патувањето како и самиот извештај од самото патување. На крајот патниот налог се искнижува во главната книга и помошните книги - шематски ова е прикажано на сликата подолу.
Карактеристика на модулот за службено патување на Логин Системи за Dynamics NAV е што не е само страница за книжење туку го прати целиот процес од иницијатива за службено патување, документирање и книжење. Овие податоци потоа се користат во други извештаи за следењето на трошоците на вработените, инвестицијата на организацијата во нивното едуцирање (дома или во странство) како и маркетиншко-продажните ефекти на вработените кои потоа може да се преточат во метриките на вработениот и организацијата. Подетално објаснување за патниот налог, печатените документи и книжењето ќе има во наредниот блог.
...
Повеќе информации за можностите на Dynamics NAV има на адресата www.loginsystems.biz/Dynamics-NAV. Останати блогови има на линкот тука. Останати теми од авторот има на линкот тука.
