Дали имате „хаос“ со набавките? Дали мислите дека можат набавките да бидат средени и со пониски цени? Дали ви се случува да не можете да ги проверувате цените во набавните фактури во однос на договорените цени со добавувачите?

Набавките се важна компонента во работењето на фирмите и организациите. Водењето на набавките се одвива во неколку фази. Ако овие фази се автоматизирани и се внесуваат во софтверски систем, организациите обезбедуваат навремени набавки со поефтини цени.

Набавката почнува со иницирање на потреба од набавка - требување (види слика подолу). Ова требување ако се одобри се преминува на барање на понуди. Понудите се внесуваат во систем и се избира најповолната понуда. Избраната понуда се претвора во набавна порачка која се испраќа на понудувачот (добавувачот). Како се примаат производите/услугите за соодветната набавна порачка, се прави прием со набавна приемница која се книжи во системот и се ажурираат книгата на артикли/услуги како и залихата. Приемницата потоа се книжи финансиски систем при што се ажурира Главната книга од сметководството и книгата на добавувачи (картичките на добавувачи).

Процес на набавки

Каде се постигнува контролата на набавките?

Прво, ако во требувањето се ставени ориентирни цени, може да се споредува со реализацијата на самото требување. Историјатот на набавките може да се споредува и да се утврдува кога има повисоки цени. Второ, набавките ќе се прават со претходно одобрување со што ќе се исклучат штетните набавки за компанијата било да се направени од намерни или ненамерни грешки. Трето, откако ќе се утврди најповолната понуда, тогаш цените што ќе бидат во фактурата од добавувачот може да се споредуваат со договореното со што и (не)намерните грешки на добувачите лесно ќе се „ловат“. На крајот, целиот овој процес ќе овозможи секогаш точни книги меѓу магацинското и финансииското работење.

Работењето во систем ги прави вработените и менаџерите подисциплинирани и ги форсира да го планираат бизнисот, а потоа може да се споредува нејзината реализација.

Софтверскиот систем треба да обезбедува и работа по „старо“ со директно книжење на набавката во главната книга за оние набавки кои се мали и незначителни или за набавките кои не влијаат на материјално-магацинското работење. Со вака поставените работи во системот компанијата или организацијата се овозможува конкретна реализација на ISO стандардите.

---

Microsoft Dynamics NAV (од 2018та како Dynamics 365 'Tenerife' е најкомплетниот интегриран сметководствен систем што се нуди во Македонија. Тој е најпопуларниот ERP за мали и средни фирми во светот - 100.000 организации работат со NAV. Целосна листа на македонска локализација и надополнувања има тука.

Логин Системи е овластен партнер и имплементатор на решенија и услуги базирани на Microsoft Dynamics NAV од 2002ра година до денес.

#Сметководство #DynamicsNAV #MK