Smart licensing choices for Microsoft Business Central and Login Systems apps
Licensing Business Central can sometimes feel complex — but it doesn’t have to be confusing.
This page gives you a clear explanation of Essentials, Premium, Team Members and Device licenses, as well as how licensing works for the Login Systems apps used for Macedonian localization, API integrations, HR & Payroll, Retail, Service, and e‑Invoice.
Our role is to help you select the right licensing model, avoid unnecessary costs, and secure a stable ERP platform that supports long‑term growth.
Why proper licensing matters?
Proper licensing is the foundation of a stable and compliant ERP system. With the right licensing model in place, your company:
-
Remains fully aligned with Microsoft licensing rules
-
Pays only for functionality it truly needs
-
Ensures security and proper access control for every user
-
Avoids hidden costs and future corrections
-
Plans the required Login Systems apps on time — especially for localization and regulatory compliance in Macedonia
With professional planning, licensing becomes a strategic advantage rather than a cost.
Licensing models for Business Central
Business Central is licensed per user. Each license type provides different access rights depending on the user's role in the company.
🧩 Essentials – core ERP functionality
For organizations that need finance, sales, purchasing, inventory, assembly, and project management.
A perfect foundation for most companies.
⭐ Premium – advanced ERP operations
Includes everything from Essentials, plus:
-
service management
-
manufacturing
Used by companies with more complex operational or production processes.
👤 Team Members – light access
For users who need to:
-
read data,
-
submit simple entries (time, expenses),
-
interact with selected documents.
Ideal for users who do not require full access.
🖥️ Device License – shared devices
One license for a shared device (warehouse terminal, POS, production station).
Licensed per device, not per user.
Online (SaaS) vs OnPrem – what’s the difference?
Although Business Central is the same ERP system in both the Online and OnPrem versions, there are important differences in licensing, technology, and integrations. These differences help companies determine which model best fits their processes.
Online (SaaS) – Microsoft Cloud
In the SaaS model, Business Central operates entirely in the Microsoft cloud. Data and processing are executed on Microsoft servers, and the company receives:
-
1 production and 3 sandbox environments included with the licenses
-
Centralized storage in the Microsoft cloud (80 GB base + additional capacity per user)
-
Automatic updates and always the latest version of the system
-
Access to AI and Copilot features, which are available only in the Online version
-
The easiest integration with Microsoft 365, Power Platform and other cloud services
-
Access via Microsoft Entra ID (Microsoft accounts)
This model provides cloud benefits without the need for local configuration.
OnPrem – installed on servers of your choice
In the OnPrem model, Business Central is installed on servers selected or controlled by the company. This model provides:
-
Full control over where data is stored and processed
-
The possibility for the company to choose: (1) Microsoft Entra ID (with additional configuration), (2) Active Directory, or (3) username/password authentication
-
Extensions, integrations, or data scenarios that require more flexibility
-
More efficient handling of data transformations (especially during migrations)
In OnPrem, certain cloud services operate but require additional configuration. For example:
-
Power BI is supported, but requires specific settings
-
Some cloud integrations and AI features are not available or have limitations
-
Updates are not automatic – the company decides when they are performed
When should you choose each model?
☑️ Choose Online (SaaS) if:
-
you want AI, Copilot and cloud integrations;
-
you want automatic updates without maintenance;
-
you use Microsoft 365 and Power Platform;
-
you want future growth without technical complexity.
☑️ Choose Onprem (SaaS) if:
-
you are migrating from another ERP and need to import large amounts of historical data;
-
you have specific customizations that must be confirmed as compatible with Online;
-
you have internal data‑location policies;
-
you want to run OnPrem temporarily and move to Online later.
Growth and migration strategy
Many companies start with OnPrem because:
-
historical data can be transformed and prepared more easily,
-
customizations can be tested,
-
compatibility with the Online environment can be confirmed.
Then, once the system is stabilized, the company moves to Online (SaaS) to gain the cloud advantages.
Лиценцирање на апповите на Логин Системи
Апповите на Логин Системи за Business Central овозможуваат локализација, човечки ресурси и плати, малопродажба, сервисни процеси, API интеграции и други надградни функционалности.
Лиценцирањето е врзано со бројот на целосни корисници во Business Central.
Основен принцип на лиценцирање
За секој активен апп од Логин Системи, компанијата купува онолку лиценци колку што има целосни корисници (Essentials или Premium).
Team Member и Device User корисниците не влијаат на бројот на потребни лиценци.
Core локализациски пакет
Најчесто користената комбинација за компании што работат во Македонија вклучува:
-
LSM Macedonian Language App
-
LSM Reusables App
-
LSM Base App
Овие три аппови обезбедуваат превод, структурни елементи и локални правила потребни за усогласена работа.
Надградни аппови
Дополнителни аппови може да се користат според потребите на компанијата, како:
-
човечки ресурси и плати (LSM People App)
-
малопродажба (LSM Retail App)
-
сервисни процеси (LSM Service App)
-
API интеграции (LSM API App)
-
други функционални надградби
И овие аппови се лиценцираат според бројот на целосни корисници.
Исклучок: LSM e‑Invoice App
Овој апп не се лиценцира по корисник.
Следи модел на месечна претплата по компанија со вклучен број на e‑фактури (пример: 5.000 или 10.000 месечно).
Посебни услови ќе се дефинираат за компании со исклучително голем обем на e‑фактури.
Пример 1
Сценарио:
-
2 целосни корисници
-
5 Team Members
-
4 Device Users
Активни аппови:
-
Core локализација (Language, Reusables, Base)
-
Човечки ресурси и плати
Потребни лиценци:
-
2 × LSM Macedonian Language App
-
2 × LSM Reusables App
-
2 × LSM Base App
-
2 × LSM People App
Зошто?
Лиценцирањето важи само по број на целосни корисници.
Пример 2
Сценарио:
-
1 целосен корисник
-
3 Team Members
-
2 Device Users
Активни аппови:
-
Core локализација
-
Малопродажба (Retail)
Потребни лиценци:
-
1 × LSM Macedonian Language App
-
1 × LSM Reusables App
-
1 × LSM Base App
-
1 × LSM Retail App
Зошто?
Само еден целосен корисник → една лиценца по активен апп.
Пример 3
Сценарио:
-
6 целосни корисници
-
4 Team Members
-
1 Device User
Активни аппови:
-
Core локализација
-
API интеграции
-
Сервисни процеси
Потребни лиценци:
-
6 × LSM Macedonian Language App
-
6 × LSM Reusables App
-
6 × LSM Base App
-
6 × LSM API App
-
6 × LSM Service App
Зошто?
Секој активен апп се лиценцира според бројот на целосни корисници.
Често поставувани прашања (FAQ)
Купете ги лиценците од Логин Системи
Логин Системи е вашиот сигурен партнер за целосно лиценцирање на Microsoft Dynamics 365 Business Central и апповите на Логин Системи за Business Central.
Со една точка за набавка, добивате професионална препорака, точна конфигурација и усогласеност со сите Microsoft лиценцни правила.
Лиценци за Business Central (Online и OnPrem)
Како CSP партнер за Business Central Online и Microsoft партнер за OnPrem лиценци, нудиме:
-
Essentials, Premium, Team Member и Device User лиценци
-
Online (SaaS) или OnPrem модел - според потребите на компанијата
-
Препорака за оптимална комбинација на лиценци
-
Ускладеност со Microsoft лиценцната политика
Вие добивате точна конфигурација од првиот ден.
Лиценци за апповите на Логин Системи
Ние сме издавач и одржувач на сите LSM App‑ови.
Преку Логин Системи можете да ги набавите:
-
Core локализациските аппови (Language, Reusables, Base)
-
Аппови за човечки ресурси и плати, малопродажба, сервисни процеси и API интеграции
-
e‑Invoice App (посебен модел на лиценцирање)
Целосното лиценцирање го централизира процесот и го минимизира ризикот од грешна или недоволна конфигурација.
Зошто да купите преку Логин Системи?
-
Единствена точка за сите видови лиценци (Microsoft + Логин Системи)
-
Точни пресметки според бројот на целосни корисници
-
Коректна конфигурација на лиценци од првиот контакт
-
Избегнување на преплатени или недоволни лиценци
-
Поддршка при раст, надградби и проширување на функционалности
-
Препорака според реални процеси, не според маркетинг описите
Со купување директно од Логин Системи, добивате ERP лиценцирање што е прецизно, усогласено, и подготвено за раст.
Лиценцирање во комбинација со хостирање и поддршка
Правилното лиценцирање е директно поврзано со нивото на поддршка и хостирање кое компанијата ќе го користи. Со точна конфигурација на лиценците, од првиот ден се обезбедува стабилен систем и предвидливи трошоци за поддршка.
Врска со моделите на хостирање
Business Central користи два типа лиценци:
-
Online лиценци (за Microsoft Cloud - SaaS)
-
OnPrem лиценци (за локално хостирање - OnPrem сценарија)
Онлајн лиценци (Online)
-
Работат исклучиво во Microsoft Cloud (SaaS)
-
Не можат да се користат во Логин Системи Hosting или Client‑Hosted околини
-
Нудат автоматски надградби, AI/Copilot и cloud интеграции
OnPrem лиценци
Работат во:
-
Логин Системи Hosting (OnPrem лиценци во контролирана хостирана средина)
-
Client‑Hosted (OnPrem лиценци на сервери избрани од клиентот)
Не можат да се користат во Microsoft Cloud (SaaS)
Што значи ова за компанијата?
-
Прво се избира модел на хостирање
-
Потоа се избира соодветен тип лиценци
-
Не е можно комбинирање (на пример: Online лиценци со OnPrem хостирање)
Со правилен избор од почеток се избегнуваат ограничувања, технички пречки и дополнителни трошоци.
Врска помеѓу лиценцирањето и SLA‑пакетите
Лиценците не ја диктираат цената на SLA‑поддршката, но влијаат на:
-
категоризација на системот (SaaS / Логин Системи Hosting / Client‑Hosted)
-
обем на поддршка што ќе биде потребен
-
потребни конфигурации и интеграции
-
планирање на надградби и тест‑околини
Како тоа изгледа во пракса:
-
SaaS (Online лиценци): најпредвидлив SLA модел, со автоматски Microsoft надградби
-
Логин Системи Hosting (OnPrem лиценци): структурирана средина со јасни SLA услови
-
Client‑Hosted (OnPrem лиценци): компанијата носи поголема одговорност за инфраструктура, што влијае на SLA условите
Правилното лиценцирање овозможува SLA‑модел што е стабилен, предвидлив и усогласен со реалните процеси во компанијата.
Ready for a stable and compliant ERP system?
Login Systems helps you build a modern, connected, and reliable Business Central environment - with Macedonian localization, automation, e‑Invoice solutions, integrations, and long‑term support.
Ќе ви одговориме со насоки за најсоодветниот лиценцен модел и ќе поставиме кратки дополнителни прашања доколку се потребни.
EULA & Legal Information
За користење на Microsoft Dynamics 365 Business Central и апповите на Логин Системи важат официјалните правни документи од Microsoft и од Логин Системи. 💡 Microsoft – правни услови за Business Central (Online и OnPrem) Business Central е регулиран преку Microsoft Cloud договорите и Product Terms документите за Dynamics 365 производите. Овие документи го дефинираат лиценцирањето, дозволите и условите за користење на Business Central. Линк до официјалните Microsoft правни услови: https://www.microsoft.com/en-us/dynamics-365/business-applications/legal 💡 Логин Системи – EULA за сите LSM App‑ови Еден официјален EULA документ ги опфаќа сите аппови на Логин Системи за Business Central (локализација, API, малопродажба, сервис, човечки ресурси и плати, Premium функционалности, e‑фактура и други). Линк до EULA на Логин Системи: https://www.loginsystems.biz/business-central-lsm-extension-terms-conditions