Како да се внесат изводите од банките директно во сметководствениот или комерцијалниот програм?
Брзото внесување на уплатите од своите купувачи е императив за фирмите и организациите затоа што од тоа најчесто зависи квалитетот на услугата и задоволството на купувачите. Ако фирмата има начин веднаш да ги внесува уплатите и да ги раскнижува продажните фактури на купувачите, ќе биде во можност побрзо да ги испорачува производите и услугите.
За разлика од порано кога сите уплати кон фирмата се евидентираа во извод кој фирмата требаше да го подигне од банката, сега постои услуга кај банките за електронско преземање на дневниот извод на уплати и исплати на фирмата. Ова преземање се прави со download во фајлови со најчестите формати какви што се текстуален фајл, PDF и/или Excel. Потоа овие изводи се внесуваат во сметководствениот или комерцијалниот програм и се изведува спојување на овие плаќања со набавните и продажните фактури.
Наместо рачно внесување на изводите во програмот, Microsoft Dynamics NAV има функционалност за увезување на текстуалниот фајл од банката и автоматско раскнижување во картичките на купувачите и добавувачите. Оваа операција се изведува на следниот начин:
Во Дневникот на документи се избира командата Увоз-извоз од/во Дневник ...
Во прозорецот за дијалог се избираат потребните параметри какви што се насоката (увоз или извоз), дали увезените податоци ќе се додадат или ќе ги заменат постоечките податоци, банката од која е земен изводот, насоката (дали само уплатите, само исплатите или и двете) и бројот на документ под кој ќе се книжат овие уплати во главната книга. Самиот број на изводот се зема од податоците во изводот и се запишува во број на екстерен документ.
Откако ќе се подеси бараното во претходниот прозорец, се избира фајлот кој е претходно преземен од банката.
Со потврда на избраниот фајл, изводот се вчитува во Денвникот на документи во категоријата Налози за книжење и тип на документ Плаќања.
Се проверуваат линиите од дневникот и евентуално се дополнуваат со повикувачки броеви или се исправаат веќе увезените. Повикувачките броеви се важни за да може кога се книжат плаќањата, програмот да ги поврзе плаќањата со соодветните фактури. Некои корисници на Dynamics NAV имаат подесено раскнижувањето да оди од најстарите фактури кон поновите - тоа секако зависи од типот на бизнисот или од преференцата на сметководството.
Инаку, концептот со Дневник на документи може да се прегледа од шематски приказ на увоз на фајлови кој е претставен на наредната слика. Повеќе за ова има во блогот тука.
Шематски приказ на увоз на документи и книжење
Во некои од наредните блогови ќе ја прикажеме целата постапка со видео сесија.
Microsoft Dynamics NAV 2017 е најсеопфатниот интегриран ERP систем што се нуди во Македонија. Тој е најпопуларниот ERP за мали и средни фирми во светот - 100.000 организации работат со NAV.
Формирана во 1991, Логин Системи е македонска компанија со мешовит македонски и американски капитал со специјалност во изработка на деловни ЕРП решенија базирани на Microsoft Dynamics NAV. Логин Системи е овластен провајдер на решенија и услуги базирани на Microsoft Dynamics NAV од 2002ра година до денес. Повеќе информации за Логин Системи може да се добијат на www.loginsystems.biz/za-nas.
