На фирмите и организациите им се потребни подетални и пософистицирани извештаи и анализи. Современото деловно работење не може да се потпира само на износите на контата во сметководството, продажбата кон купувачите и набавките од добавувачите.

Традиционално работење само со конта и помошни книги

Да земеме пример во кој менаџментот сака да води евиденција и да прави анализи на продажбата по региони. На пример, ако контото за продажба е 7401, тогаш организацијата може да воведе дополнителни субаналитички конта за продажба во Скопје, западна Македонија, источна Македонија и јужна Македонија. Тоа би значело да се отворат 4 аналитички конта:

7401 - Продажба во Скопје

7402 - Продажба во западна Македонија

7403 - Продажба во источна Македонија

7404 - Продажба во јужна Македонија

Сево ова може да е во ред ако има потреба од анализа само по географски региони.

Што ако е потребно да се води продажбата и по групи на производи како на пример, мебел, оков и производи за широка потрошувачка. Во тој случај, треба да се воведат дополнителни конта за продажба според групи на производи и тоа би изгледало како подолу:

74010 - Продажба во Скопје

740100 - Продажба на мебел (Скопје)

740101 - Продажба на оков (Скопје)

740102 - Продажба на широка потрошувачка (Скопје)

74011 - Продажба во западна Македонија

740110 - Продажба на мебел (западна Македонија)

740111 - Продажба на оков (западна Македонија)

740112 - Продажба на широка потрошувачка (западна Македонија)

74012 - Продажба во источна Македонија

740120 - Продажба на мебел (источна Македонија)

740121 - Продажба на оков (источна Македонија)

740122 - Продажба на широка потрошувачка (источна Македонија)

74013 - Продажба во јужна Македонија

740130 - Продажба на мебел (јужна Македонија)

740131 - Продажба на оков (јужна Македонија)

740132 - Продажба на широка потрошувачка (јужна Македонија)

Како што може да се види, наместо едно конто 7401, сега во контниот план се искреирани 16 конта. Што ако е потребно да се води евиденција и по продажни лица или продажни тимови. Актуелно е да се води анализа и по продажни канали. Бројот рапидно расте, а комплексноста за водење евиденција на самиот контен план се зголемува рапидно.

Слично е и кај трошковните конта од класата 4. Ако фирмата сака да анализира трошоци по деловни единици и во рамките на деловните единици да се води евиденција по вработен или тим, за повеќето конта, наместо едно конто треба да се воведат 15, 20 па и повеќе конта. Ако има потреба од водење на трошоци по проекти, можете да замислите каква е таа „бркотница“ од конта и можности за погрешно доделување на трошоци.

Алтернативно, фирмите се „снаоѓаат“ со помошни книги што се водат во Excel или други табели надвор од главната книга. Или ги означуваат оригиналните документи со продажно лице кај излезните фактури. Кај влезните фактури (набавките) се ставаат кај одредена деловна единица и/или проект. Тука ако спомнеме и дека на фирмите им требаат споредби со продажните планови или прогнозите за набавки што ги очекуваат добавувачите, приказната добива драматични размери во комплексност.

Од сево ова може да се увиди дека премногу време може да се губи во внесување и одржување на податоците во системот, наместо да се користи времето за лесна изработка на подетални анализи и да се овозможи квалитетно одлучување.

Затоа не е случајно тоа што кај фирмите и организациите нема точни извештаи и/или доцнат со седмици - со што таквите задоцнети извештаи немаат употребна вредност за менаџерите. Секоја фирма се стреми да има една вистина во податоците, но тие најчесто се десинхронизирани, и секогаш различни во однос на сметководството.

Затоа постојат димензиите.

Употреба на „димензии“ заедно со контата

Според Microsoft, димензија е податок кој се додава на одредена трансакција/ставка како маркер со што програмот потоа може да ги групира ставките со слични карактеристики и лесно да ги извлекува овие групи за подетални анализи.

Предноста во употреба на димензиите е во тоа што не се обременува контниот план со конта според географски области или групи на производи. Со помош на димензиите во Dynamics NAV, менаџментот и одговорните во сметководството може да одредат произволен број на димензии кои при книжење ќе се закачуваат на трансакциите, а со тоа и на ставките во главната книга и другите помошни книги. Во моментот кога ќе се книжи документот, Dynamics NAV ги чува и овие податоци за димензиите и тие може да се користат како филтри во извештаите или за збирни износи според тие димензии.

На пример, во Dynamics NAV се дефинираат две глобални димензии и тие се најчесто се однесуваат на деловна единица (ако е фирмата поголема), на група на купувачи или на проекти.

Типични димензии може да бидат но нивниот број не ограничен на:

• Деловна единица: администрација, продажба и маркетинг, магацин, човечки ресурси, останато

• Проекти: проект 1, проект 2, проект 3, ...

• Група на корисници: мали фирми, поединци, државни институции

• Продажни канали: директна продажба, продавници, веб сајт и социјални мрежи, телепродажба

• Продажни тимови: тим за Македонија, тим за Европа, тим за останати земји

• Производни групи: мебел, окови, широка потрошувачка

• Кампањи: Кампања Лето 2017, Кампања Есен 2017, ...

Предноста кај димензиите е што може да се употребуваат унакрсно за да се добијат потребните податоци и да се прават анализи. На наредната слика е прикажан екран од листа на димензии на фирма што се занимава со асемблирање и продажба на велосипеди.

Листа на димензии на демо фирма за продажба на велосипеди

Од горенаведените димензии може да се извади анализа како на сликата подолу. На оската Y е ставена димензијата за област (Area), а на оската X е ставена димензијата за група на купувачи (CustomerGroup).

Изглед на матрица од две димензии за одреден период

Како што може да се види од екранот погоре, можно е да се задаваат и дополнителни филтри за датуми, на пример. Секако дека може да се прават различни комбинации со избор на различни димензии на оската X и оската Y. Овие податоци може дополнително да се обработуваат со нивно извезување во Excel. Дополнително, податоците од трансакциите заедно со димензиите може да се користат и во новите пакети и услуги за деловна интелигенција, како на пример Power BI.

На следното видео може да се види како се користат димензиите во Dynamics NAV 2016/2017, а принципот е сличен и кај другите верзии на Dynamics NAV како што се верзиите 2009 и 2013.

Видео со пример за креирање на димензии во Dynamics NAV

Важна напомена: иако екраните и видеото се на англиски јазик, Microsoft Dynamics NAV е прилагоден на македонските прописи преку таканаречената македонска локализација, а во зависност од верзијата Dynamics NAV е целосно преведен на македонски јазик или е делумно преведен на македонски и албански јазик.

---

Microsoft Dynamics NAV 2017 е најкомплетниот интегриран ERP систем што се нуди во Македонија. Тој е најпопуларниот ERP за мали и средни фирми во светот - 100.000 организации работат со NAV.

Логин Системи е овластен провајдер на решенија и услуги базирани на Microsoft Dynamics NAV од 2002ра година до денес.

#DynamicsNAV #MK